Graduan boleh mengambil skrol/transkrip ijazah masing-masing sebaik sahaja sesi Konvokesyen tamat tertakluk kepada syarat-syarat yang dinyatakan seperti di bawah :

• Pakaian konvokesyen telah diserahkan kembali dengan lengkap dan baik dan menunjukkan slip pemulangan jubah.
• Tiada sebarang bentuk hutang kepada Universiti.

Dalam keadaan yang tidak dapat dielakkan, pengambilan skrol dan transkrip bagi pihak sebaiknya hendaklah ditugaskan kepada saudara mara yang terdekat hanya jika perlu.

• Wakil graduan hendaklah membawa bersama surat kuasa (SURAT KEBENARAN WAKIL MENGAMBIL SIJIL & TRANSKRIP BAGI PIHAK GRADUAN) yang ditandatangan oleh graduan dengan menyatakan nama penuh dan nombor kad pengenalan wakil serta melampirkan salinan kad pengenalan dan kad matrik graduan. Dokumen yang tidak lengkap tidak akan dilayan.
• Menjadi tanggungjawab graduan sendiri untuk memastikan butir-butir yang dikemukakan dalam surat kuasa adalah sama seperti dalam kad pengenalan dan kad pelajar. Skrol dan transkrip tidak akan dikeluarkan sekiranya butir-butir yang dikehendaki tidak lengkap.
• Seorang wakil hanya boleh mengambil skrol dan transkrip bagi pihak untuk tidak lebih dari seorang (1) graduan.

Graduan hendaklah mengemukakan Permohonan penghantaran Skrol Ijazah dan Transkrip Akademik melalui POSLAJU kepada alamat berikut:

Universiti Malaysia Sabah,

Jalan UMS, 88400 Kota Kinabalu, Sabah

Tel: 088-320000 samb. 691096/691701/692115

Fax: 088-320090  
NOTA: Bagi graduan prasiswazah sepenuh masa sahaja

Universiti Malaysia Sabah,

Jalan UMS, 88400 Kota Kinabalu, Sabah

Tel: 088-321026 

Fax: 088-320233         
NOTA: Bagi graduan pascasiswazah sahaja  

Universiti Malaysia Sabah,

Jalan UMS, 88400 Kota Kinabalu, Sabah

Tel: 088-320000 samb. 611023/611024

Fax: 088-321372

NOTA: Bagi graduan Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan sahaja

Pusat Luar Universiti Malaysia Sabah,

Aras 1, Pusat Pengajian Pascasiswazah,

Universiti Malaysia Sabah,

Jalan UMS, 88400 Kota Kinabalu, Sabah

Tel: 088-314600/314601

Fax: 088-314606

NOTA: Bagi graduan PLUMS sahaja

Sila masukkan:

• Sampul Prabayar PosLaju (Poslaju National Courier),
• Saiz L, berwarna BIRU (bagi penghantaran ke Semenanjung / Sarawak) ATAU
• Saiz L, berwarna OREN (bagi penghantaran dalam Sabah / W.P. Labuan)

Sampul ini boleh dibeli daripada mana-mana pejabat pos di seluruh Malaysia. Sampul prabayar PosLaju tersebut pelu dimasukkan ke dalam sampul surat biasa yang mengandungi surat permohonan graduan.
 

Sila nyatakan dalam surat permohonan anda maklumat berikut:

• Nama seperti dalam Kad Pengenalan
• Kad Pengenalan/Paspot
• Pelajar / No. Matrik Pelajar
• Program Pengajian
• Alamat Penuh

PERMOHONAN UNTUK PEMBETULAN MAKLUMAT DALAM SIJIL AKADEMIK/TRANSKRIP.
Selepas mengambil sijil akademik/transkrip, graduan perlu memeriksa segala maklumat yang tertera dalam sijil akademik/transkrip. Sekiranya terdapat sebarang pembetulan/kesilapan disebabkan oleh kesilapan Universiti, sijil baharu akan dikeluarkan. Graduan boleh mengemukakan permohonan bertulis kepada Bahagian Pengurusan Konvokesyen dan Rekod Pelajar, Bahagian Perkhidmatan Akademik, Universiti Malaysia Sabah.

PENGGANTIAN SIJIL AKADEMIK/TRANSKRIP.
Adalah menjadi Polisi Universiti bahawa penggantian sijil akademik tidak akan dikeluarkan disebabkan kehilangan/kerosakan. Oleh itu, graduan dinasihatkan untuk memastikan sijil akademik/transkrip disimpan dengan selamat dan membuat salinan tambahan. Universiti hanya akan mengeluarkan surat pengesahan bagi sijil yang hilang/rosak.